BLOG - Vergaderen op locatie, waarom?

Door: Remko Schnitger

Elk bedrijf heeft er mee te maken; vergaderingen. Volgens de Worldmeetings Barometer wordt dit in Gelderland zo’n 825 keer gedaan met een gemiddelde duur van maar liefst 8 uur. Maar hoe effectief is die vergadering nou eigenlijk? Hoe zorgen we er nou voor dat het niet wordt ervaren als die nutteloze werkbespreking waar geen einde aan lijkt te komen?

Een veel gegeven tip om er voor te zorgen dat vergaderingen weer als waardevolle momenten worden gezien is vergaderen op locatie. Maar, ondanks dat er redelijk wat vergaderlocaties te vinden zijn, lijken we nog niet helemaal overtuigd. Het is natuurlijk veel makkelijker om op eigen locatie, ‘’even snel’’ bij elkaar te zitten en de nodige onderwerpen door te nemen. Daarnaast scheelt het niet vergaderen op locatie ook in de financiën, want laten we eerlijk zijn; ook al kost het huren van een vergaderlocatie de kop niet, het blijft toch een uitgave die door velen als onnodig beschouwt wordt. Maar hoe onnodig is het nou eigenlijk…? We zetten de voordelen op een rijtje:

Afleidingen & onderbrekingen

Afleidingen; het lijkt mee te vallen, maar wist je dat we per werkdag zo’n 56 keer worden afgeleid? En dat we gemiddeld twee hele uren per dag ‘’aan het bijkomen zijn’’ van deze afleidingen?
Het meest voor de hand liggende voordeel van vergaderen buiten de deur is daarom ook het feit dat je niet gestoord wordt! Simpel want: collega’s die niet aan de vergadering deelnemen, zijn ook niet op locatie. Er is geen (vaste) werktelefoon aanwezig die je onderbreekt én er kunnen ook niets plots klanten naast je bureau staan. Dit houdt in dat de vergaderingen niet worden onderbroken door vlugge zaken of andere prikkels, wat natuurlijk de concentratie weer ten goede komt en de focus versterkt. Effectief dus!

Tijdsbewust is doelbewust

Iets waar we bijna allemaal last van hebben tijdens een vergadering is het aanhouden van de agenda. Voor je het weet dwaal je af en praat je een uur over een onderwerp wat er eigenlijk helemaal niet zo toe doet. Wellicht een reden waarom zo’n 45% zich wel eens overweldigd heeft gevoeld tijdens een vergadering, en zo’n 73% wel eens ander werk deed tijdens de vergaderingen. Maar wees gerust! Ook dit lijkt te kunnen worden opgelost. Het huren van een vergaderlocatie gaat namelijk meestal in een bepaald tijdbestek met vaak vaste tijden voor eventuele pauzes. Dit zorgt ervoor dat de tijd bewust én volledig gebruikt dient te worden wat (wéér) zorgt voor een effectieve en doelbewuste vergadering.

Out-of-the-box

Een ander voordeel is de inspiratie boost die we krijgen wanneer we op een andere locatie vergaderen. Wist je namelijk dat een nieuwe, inspirerende, locatie er voor zorgt dat wij mensen ook op een nieuwe en vooral creatieve manier gaan denken en handelen? Dit leidt natuurlijk tot productieve vergaderingen met mooie resultaten!

Locatie & inspiratie

Vergaderingen lijken bij uitstek hét ideale moment om eens lekker te gaan dagdromen; zo’n 90% blijkt hier schuldig aan. Maar! Een andere locatie zorgt voor een andere setting. En een nieuwe setting zorgt voor het doorbreken van gewoontes; van zitplek tot rolpatroon. We kijken anders naar elkaar en naar onderwerpen waardoor we bewuster nadenken en beter samenwerken. Best handig toch?

We kunnen er eigenlijk niet meer om heen; vergaderen buiten de deur is zo’n gek idee nog niet.
Ook eens vergaderen op locatie? Accres heeft een breed aanbod aan interessante verhuurlocaties. Neem eens een kijkje op http://accres.nl/wijkcentra/vergaderen/

 

Terug naar het overzicht